Arbetsgivarintyg: så skriver du det, steg för steg

När en medarbetare slutar är arbetsgivarintyget en av de sista sakerna ni gör tillsammans. Det är ett ganska enkelt dokument, men det är också det som avgör om personen kan få a-kassa direkt eller får vänta i veckor. Här går vi igenom vad intyget är, vad som behöver finnas med, och hur du gör det smidigt.

Vad är ett arbetsgivarintyg?

Ett arbetsgivarintyg är ett dokument du som arbetsgivare fyller i när en anställning tar slut. Det sammanfattar anställningstid, omfattning och lön, och är det underlag som a-kassan använder för att räkna ut ersättning vid arbetslöshet.

Den anställda har laglig rätt att få ett intyg när de ber om det, och det gäller oavsett anledning till att anställningen upphör. För att förenkla har alla a-kassor en gemensam digital tjänst där du kan fylla i intyget gratis. Det är en och samma blankett som funkar för alla a-kassor i Sverige.

För den som ska söka ersättning är intyget den första pusselbiten. För dig som arbetsgivare är det en chans att avsluta anställningen ordentligt – och skicka iväg din före detta medarbetare med rätt förutsättningar.

Arbetsintyg, tjänstgöringsintyg, anställningsbevis och arbetsbetyg – vad är vad?

Det finns några olika dokument som påminner om varandra. Här är de fyra vanligaste, och vad de används till:

Arbetsgivarintyg (kallas ibland arbetsintyg eller löneintyg) är det dokument vi pratar om här – det som behövs för a-kassan. Det innehåller anställningstid, arbetad tid, lön och anledning till att anställningen upphör.

Anställningsintyg (även tjänstgöringsintyg eller tjänsteintyg) är ett enklare dokument som kan utfärdas när som helst under anställningen. Det visar var personen jobbar, sedan när, och i vilken roll. Används ofta som referens vid jobbsökande eller bostadsansökan.

Anställningsbevis är samma sak som ett skriftligt anställningsavtal – det utfärdas när någon börjar, inte när de slutar.

Tjänstgöringsbetyg (eller arbetsbetyg) är ett skriftligt omdöme som den anställda kan be om efter minst sex månaders anställning. Här ingår både arbetsuppgifter och din bedömning av hur väl arbetet utförts. Det är inte lagstadgat, men många kollektivavtal ger rätt till det.

Om du är osäker på vilket dokument den anställda faktiskt behöver – fråga. Det är ofta arbetsgivarintyget de menar, men inte alltid.

Vad behöver finnas med i ett arbetsgivarintyg?

För att intyget ska gå igenom hos a-kassan behöver det innehålla följande:

• Personuppgifter – fullständigt namn och personnummer på den anställda.
• Anställningstid – hur länge anställningen varade. Om personen fortfarande är anställd men på väg ut, eller har varit tjänstledig, ange det.
• Anställningsform och omfattning – tillsvidare, tidsbegränsad eller på prov? Heltid, deltid eller timanställd? Ange gärna i timmar per vecka.
• Befattning – arbetstitel och roll. Om personen haft flera olika tjänster hos er behöver ibland separata blanketter fyllas i.
• Arbetad tid – faktiskt arbetade timmar månad för månad, plus eventuell frånvaro, övertid eller mertid.
• Lön – bruttolön exklusive semesterersättning, månad för månad. Förmåner och tillägg ska också redovisas.
• Anledning till att anställningen upphör – egen uppsägning, arbetsbrist, slut på tidsbegränsad anställning eller annat. A-kassan vill också veta om ni erbjudit fortsatt arbete.
• Era kontaktuppgifter – företagets organisationsnummer, samt namn och kontaktuppgifter till den som fyllt i intyget.

Det här täcker det mesta, men i vissa fall kan extra uppgifter behövas – till exempel om personen varit permitterad eller haft uppehållslön/ferielön. Är du osäker, hör av dig till a-kassan i fråga.

Hur gör jag praktiskt?

Det enklaste är att använda a-kassornas gemensamma digitala tjänst (arbetsgivarintyg.nu). Där fyller du i uppgifterna direkt, intyget skickas digitalt till rätt a-kassa, och det är gratis. Det funkar oavsett vilken a-kassa din före detta medarbetare tillhör.

Vissa lönesystem har dessutom kopplingar som hämtar uppgifterna automatiskt – kolla med er löneleverantör om ni inte redan har det.

När ska intyget vara klart?

Enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring (47 §) ska intyget utfärdas inom skälig tid efter att den anställda bett om det. Någon exakt tidsgräns finns inte i lagen, men har ni kollektivavtal är riktlinjen oftast en vecka. Och oavsett vad – ju snabbare desto bättre, eftersom det är förutsättningen för att personen ska få ersättning.

Vad händer man inte skriver arbetsgivarintyg?

Det blir inga sanktioner mot dig som arbetsgivare om intyget dröjer – men det är ändå värt att prioritera. Att vägra eller dröja kan leda till att facket kopplas in, och i längden är det en mycket större tidstjuv än att bara fylla i blanketten.

Om en före detta anställd kontaktar er flera år senare och ber om ett intyg är ni inte skyldiga att ta fram det med samma snabbhet – men det går att göra, och brukar uppskattas. Det är trots allt samma uppgifter som finns kvar i lönesystemet.

Och när medarbetaren går vidare, gör ni det också

Att skriva ett bra arbetsgivarintyg är ett sätt att avsluta en anställning med respekt. Men när någon slutar uppstår också ett tomrum – och då börjar nästa fas: att hitta rätt person att fylla det.

På JobbSafari hjälper vi tusentals arbetsgivare att hitta rätt talanger varje år. Varje månad har vår sajt nära 2 miljoner besökare. och våra kunder får i snitt tio fler kvalificerade ansökningar per tjänst. Oavsett om ni är ett litet företag som rekryterar för första gången eller en stor organisation med kontinuerliga behov, har vi kunskapen och expertisen att hjälpa er i varje steg.