Administrativ assistent

Stockholm - vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss - för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.
Välkommen till oss
Är du en administratör som vill att ditt arbete ska vara till nytta för barn och unga? Är du en erfaren
schemaläggare som gillar att lösa plötsliga situationer men samtidigt är strategisk nog att förutse
kommande behov? Trivs du i en koordinerande roll där du är spindeln i nätet för dina kollegor? I så fall
kan arbetet som vår schema administratör vara något för dig.
Stockholms stad bygger upp nya HVB för barn och unga för att möta socialtjänstens behov av trygga
placeringar av hög kvalitet på hemorten. I maj 2024 startades Söderorts HVB i Svedmyra och som tar
emot flickor mellan 14-17 år samt Söderorts akut- och korttidsboende för pojkar och flickor 13-19 år. I
augusti 2025 startar ett HVB för pojkar mellan 13-15 år, med placering på Djurgården. Vi planerar nu
också för ett tredje HVB. På Stockholms stads HVB eftersträvar vi en miljö präglad av normalitet, där
ungdomarna går i skola, deltar i fritidsverksamheter och får det stöd och den omsorg de behöver av
trygga och professionella vuxna dygnet runt.
På våra HVB finns idag ca 35 tjänster med schemalagd behandlingspersonal som arbetar under dygnets
alla timmar. Varje HVB har en enhetschef och en gruppledare. Det finns en gemensam administratör som
sköter bland annat ekonomi för HVB-hemmen. Härutöver finns vikarier, och tillsammans ser vi alla till
att vi erbjuder våra ungdomar en god vård och en trygg miljö.
Ett HVB är en dynamisk verksamhet som behöver både struktur och flexibilitet. För att detta ska fungera
krävs att det finns rätt personal på plats dygnet runt. Personalplaneringen och schemaläggningen är en
viktig förutsättning för att kunna erbjuda en vård av god kvalitet. Därför förstärker vi nu vårt område
med en administrativ tjänst som är helt inriktad på schema och bemanning.
Vi erbjuder
För att ge dig bästa möjliga förutsättningar erbjuder vi en grundlig introduktion och attraktiva anställningsvillkor, tjänstepension, friskvårds bidrag på 3000 kr och möjlighet till semester växling.

Läs mer på: https://jobba.stockholm/formaner/
Din roll
Som administrativ assistent med ansvar för schemaläggning samarbetar du nära med enhetschefer och
gruppledare för att säkerställa att verksamheternas behov av personal är tillgodosett. Du håller kontakt
med vikarier för tillsättning av vakanta pass samt ansvarar för att anställningsavtal administreras och
tids rapportering görs. Du ligger i framkant i planeringen och har förmåga att förutse kommande
personalbehov, samtidigt som du har beredskap att lösa hastigt uppkomna situationer. Du har en
nyckelposition i verksamheten och har förmåga att både se verksamhetens behov av bemanning och
personalens behov av vardags struktur och förutsägbarhet. Tjänsten är placerad på HVB för pojkar men
arbetet är förlagt till båda HVB-hemmen. I dina arbetsuppgifter ingår också att vid behov stötta den
andra administratören med olika uppgifter, bland annat fakturahantering.

Dina uppgifter
• schemaläggning
• vikarieplanering och vikarietillsättning för förutsedda och oförutsedda behov
• administrera anställningsavtal och tidsredovisning
• viss fakturahantering
Din kompetens och erfarenhet
Nödvändiga erfarenheter
• Arbete med schemaläggning i systemet Medvind
• Grundläggande fakturahantering
• grundläggande kunskaper i Word, Excel och Outlook
• god datorvana och vana vid att lära sig nya system
Meriterande erfarenheter
• Arbete i Agresso
Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.